Schützenverein Hölzlberger Mauern
1.Schützenmeister: Johannes Kühlein, Englschalkstr. 9, 82284 Grafrath Tel. 08144/7346
Johannes.Kuehlein@t-online.de
Grafrath, 18.07.2018
Anlage 4 zur Satzung
Datenschutzrichtlinie mit Angaben zur Verpflichtung auf Beachtung der datenschutzrechtlichen Anforderungen
1. Datenschutz
Der Vorstand des oben genannten Vereins ist Verantwortlicher im Sinne der DSGVO.
Jedes Mitglied bzw. jeder Gast hat im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften das Recht auf Auskunft über die zu seiner Person gespeicherten Daten, deren Empfänger und den Zweck der Speicherung sowie auf Berichtigung, Löschung oder Sperrung seiner Daten. Erteilte Einwilligungen zur Verarbeitung personenbezogener Daten können jederzeit widerrufen werden. Hinsichtlich der Verarbeitung besteht ein Beschwerderecht gegenüber der Aufsichtbehörde BayLDA.
Ein Datenschutzbeauftragter ist für den Verein nicht erforderlich, da nicht mehr als 10 Personen automatisiert personenbezogene Daten verarbeiten.
2. Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten
Der Verein erhebt, verarbeitet und nutzt personenbezogene Daten seiner Mitglieder (Einzelangaben über persönliche und sachliche Verhältnisse) unter Einsatz von Datenverarbeitungsanlagen (EDV) zur Erfüllung der nachfolgenden Zwecke und Aufgaben.
| Verarbeitung | Mitgliederverwaltung | Zahlungsverkehr | Auswertung und Disag-Anlage | Mailsystem oder Dateiablage |
| Bezeichnung der Anwendung | ZMI und zugehörige Papierablage | SFIRM | Disag, MS Excel | Brief (Word) oder E-Mail |
| Verantwortlich | Sportleiter | Sportleiter | Sportleiter | Vorstandschaft |
| Zweck der Verarbeitung | Pflege der Mitgliederdaten, Gewährleistung des Vereinsbetriebes | SEPA-Lastschriften | Sportbetrieb Auswertung der Ergebnisse | Information der Mitglieder und Öffentlichkeit sowie Informationspool für die Vorstandsmitglieder |
| Rechtsgrundlagen | Mitgliedschaft/ Vertrag, satzungsgemäße Vereinsziele und berechtigtes Interesse des Vereins | Einzugsermächtigung und SEPA-Lastschrift-Mandat | Mitgliedschaft/ Vertrag, satzungsgemässe Vereinsziele und berechtigtes Interesse des Vereins | Satzungsgemäße Vereinsziele und berechtigtes Interesse des Vereins |
| Kategorie betroffener Personen | Mitglieder | Mitglieder | Schützen, Gäste | Mitglieder |
| Kategorien personenbezogener Daten: | ||||
| Name/ Adresse | X | X | X | X |
| Geb.-Datum | X | X | X | X |
| Eintr.-/ Austr.-Datum | X | X | ||
| Schützenklasse | X | X | ||
| Geschlecht | X | |||
| Staatsangehörigkeit | X | |||
| Bankverbindung | X | |||
| Wettkampfdaten | X | |||
| Lizenzen (z.B. VÜL) | X | |||
| Ehrungen | X | |||
| Zweitvereine | X | |||
| Verbands-Mitgliedsnummer | X | X | ||
| Daten zum Waffenrecht | X | |||
| E-Mailadresse | X | X | ||
| IP-Adresse | ||||
| Kommunikationsdaten | ||||
| Kategorie von Empfängern | Vorstandsmitglieder, Landesverband | (kein) | (kein) | Öffentlichkeit, Mitglieder |
| Löschfristen | 5 Jahre nach Beendigung der Mitgliedschaft | Sofort nach Austritt | Nach Wegfall des Speicherzwecks | Mails nach 30 Tagen automatisch aus dem Papierkorb gelöscht Dateiablage nach Wegfall des Speicherzwecks |
| Techn.-organisatorische Maßnahmen zum Schutz der Daten | Passwortsicherung Firewall, Verschlüsselung, Laptop abgesperrt | Firewall, Passwort, Antivirensoftware, Laptop abgesperrt | Firewall, Anti-Viren-Software, Bildschirmsperre, Updates | Passwortschutz, Datenschutz-Einstellungen, Zugangsbegrenzung |
3. Verpflichtung
Die Mitglieder, die personenbezogene Daten verarbeiten, werden mit separatem Formular darauf verpflichtet, dass es untersagt ist, personenbezogene Daten unbefugt zu verarbeiten.
4. Informations- und Auskunftspflichten
Jeder Verantwortliche hat den betroffenen Personen schon bei der Datenerhebung Informationen über die Verarbeitung ihrer Daten zu geben. Der Verein stellt hierzu Informationen auf dem Aufnahmeantrag, der Homepage und der Satzung bereit. Die betroffenen Personen (z. B. Vereinsmitglieder) haben das Recht, Auskunft über die Verarbeitung ihrer Daten zu erhalten bei den unter II. genannten Ansprechpartnern.
5. Löschen von Daten
Sobald keine gesetzliche Grundlage (z. B. steuerliche Aufbewahrungspflicht) bzw. kein Zweck mehr für die Speicherung von personenbezogenen Daten besteht, sind diese gemäß der Angaben unter II. zu löschen.
6. Sicherheit
Um die personenbezogenen Daten bei der Verarbeitung zu schützen, sind Standardmaßnahmen im Regelfall ausreichend. Dazu gehören u.a. aktuelle Betriebssysteme und Anwendungen, Passwortschutz, regelmäßige Backups, Virenscanner und Benutzerrechte. Soweit private PCs genutzt werden, ist sicherzustellen, dass nur berechtigte Personen auf die Daten zugreifen können. Nähere Angaben siehe unter 2.
7. Auftragsverarbeitung
Sobald Verantwortliche Dienstleistungen (z. B. Buchhaltung) in Anspruch nehmen, um personenbezogene Daten in ihrem Auftrag durch andere Unternehmen verarbeiten zu lassen, ist ein schriftlicher Vertrag zur Auftragsverarbeitung erforderlich.
Als Mitglied des Bayerischen Sportschützenbundes ist der Verein verpflichtet, bestimmte personenbezogene Daten dorthin zu melden.
8. Datenschutzverletzungen
Kommt es bei der Verarbeitung personenbezogener Daten zu Sicherheitsvorfällen (z. B. Diebstahl, Hacking, Fehlversendung, Verlust von Geräten mit unverschlüsselten Vereinsdaten), so bestehen gesetzliche Meldepflichten: Die Aufsichtsbehörde ist im Regelfall darüber in Kenntnis zu setzen, betroffene Personen dagegen nur bei hohem Risiko. Es besteht für Vereine die Pflicht, eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten unverzüglich und möglichst binnen 72 Stunden, nachdem die Verletzung bekannt wurde, der zuständigen Aufsichtsbehörde zu melden. Meldung an:
- Den ersten Schützenmeister
- https://www.lda.bayern.de/de/datenpanne.html
9. Datenschutz-Folgenabschätzung
Hat eine Verarbeitung personenbezogener Daten ein hohes Risiko für die betroffenen Personen, so muss das spezielle Instrument der Datenschutz-Folgenabschätzung durchgeführt werden. Für den Verein trifft dies derzeit nicht zu.
10. Videoüberwachung
Führt ein Verantwortlicher eine Videoüberwachung durch, ist im Normalfall eine entsprechende Hinweisbeschilderung erforderlich, um die betroffenen Personen über die Videoaufnahmen zu informieren. Für den Verein trifft dies derzeit nicht zu.
11. Gültigkeit und Bekanntmachung dieser Richtlinie
Diese Datenschutzrichtlinie ist ohne Unterschrift gültig. Sie wird durch protokollierten Vorstandsbeschluss in Kraft gesetzt und regelmäßig auf ihre Aktualität hin überprüft. Sie wird den Mitgliedern über Aushang bzw. Veröffentlichung zugänglich gemacht.